Empfehlungen des Stadtrechnungshofs Wien

Regelmäßig aktualisierte Sammlung von Empfehlungen aus Berichten des Stadtrechnungshofs Wien. Bitte geben Sie ein Stichwort ein. (z.B.: "Vorstand", "Generalversammlung" o.ä.)

THEMA EMPFEHLUNG
AbgrenzungDa der Geschäftsbereich des Vereines vom Privatbereich der Geschäftsführung aus Transparenzgründen streng zu trennen ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein, Vorgänge - wie z.B. die Vornahme von Überweisungen von einem Vereinskonto an ein Privatkonto und danach die Weiterleitung der überwiesenen Beträge an die Vereinskasse - ausnahmslos zu unterlassen.
AbgrenzungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Bezahlung von privaten Ausgaben aus Vereinsgeldern strikt zu unterlassen.
AbgrenzungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Genehmigungen des Vorstandes für die Gewährung von besonderen Entgelten nachvollziehbar zu dokumentieren.
AbgrenzungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, eine entsprechende Aufwands- und Erlösabrechnung mit einer GesmbH sicherzustellen, da sowohl die GesmbH als auch der Verein durch die Erstellung und die Weitergabe eines Musikmagazines und des österreichischen Musikatlas profitieren.
AbgrenzungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, eine klare Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben bzw. Aufwendungen und Erlöse für eine GesmbH und für den Verein zu schaffen. Grundvoraussetzung dafür ist eine klare Aufgabentrennung der statutengemäßen Tätigkeiten des Vereines und dem Gesellschaftszweck der GesmbH. Diese Trennung der jeweiligen Leistungserbringung ist - wie bereits erwähnt - auch mit vertraglichen Vereinbarungen (für Miete, Bürokosten, Kartenabrechnungen usw.) entsprechend abzusichern.
AbgrenzungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, einen eigenen Auftritt im Internet anzustreben. Dadurch könnte der Vereinszweck entsprechend hervorgehoben werden und die Unterschiede des Vereinszwecks zum Gesellschaftszweck einer GesmbH dargestellt werden.
AbgrenzungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, im Rahmen der Kassenführung Privateinlagen bzw. Privateinnahmen strikt zu unterlassen.
AbgrenzungDem Verein wurde empfohlen, vertragliche Grundlagen für die Geschäftsbeziehung zwischen einer GesmbH und dem Verein festzulegen und deren Verrechnung dadurch nachvollziehbar zu gestalten.
AbgrenzungUnter Außerachtlassung der Begründungen wurde der Verein darauf hingewiesen, dass die Bezahlung von privaten Ausgaben aus Vereinsgeldern zu unterlassen ist. Bei jedem Bewirtungsbeleg sind der Zweck und die teilnehmenden Personen zwingend anzugeben. Außerdem ist eine Zuordnung zu den Projekten vorzunehmen. Eine Dokumentation hat zeitnah so zu erfolgen, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen Verwendung der Subventionsmittel verbleiben.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl dem Verein bzgl. der Vertretung des Vereines die erforderlichen organisatorischen Maßnahmen und Bekanntgaben zu treffen, um eine ständige Erreichbarkeit einer bzw. eines Vertretungsbefugten sicherzustellen.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl dem Verein die Versicherungsdeckung der Kassenbestände zu evaluieren. Es ist jedenfalls sicherzustellen, dass die vom Verein verwahrten Kassenbestände durch eine Versicherung gedeckt sind und eine Kassenbotenversicherung für Transportwege, wie z.B. von der Bank zur Spielstätte, inkludiert ist.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die nötigen Schritte bzw. deren Dokumentation beim unbaren Zahlungsverkehr einzuleiten, damit dem Vieraugenprinzip entsprochen wird.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, hinsichtlich der künftigen Ausrichtung der Vereinstätigkeiten möglichst aktuelle statistische Daten zur Planung und Evaluierung der Tätigkeitsfelder heranzuziehen. Diese sollten eine wesentliche Grundlage für eine Defizitanalyse und damit einhergehend für die laufende Modifizierung der Vereinsarbeit bilden.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, inhaltliche Vorgaben zur standardisierten Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen zu erarbeiten, die Genehmigung dieser Aufzeichnungen zu dokumentieren und ein verstärktes Augenmerk auf die inhaltliche und rechnerische Kontrolle der Aufzeichnungen zu legen.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, jährliche Inventuren durchzuführen.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl, die Weitergabe der Kredit- und Bankomatkarten bzw. deren PIN-Code künftig zu unterlassen
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl, hinsichtlich der Bereiche Beschaffungswesen, e-banking so-wie Kassengebarung eine schriftliche Regelung der Ablauforganisation künftig vorzu-nehmen.
AblauforganisationDas Kontrollamt wies darauf hin, dass Mehrdienstleistungen nur auf Basis von nachvollziehbaren Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden gewährt werden können, und empfahl dem Verein, auf die diesbezügliche Dokumentation verstärkt zu achten.
AblauforganisationDem Verein wurde empfohlen, die Zahlungsverpflichtungen auch im Weg des Internetbankings nur über das Vereinskonto abzuwickeln.
AblauforganisationDem Verein wurde empfohlen, künftig verstärkt auf die ordnungsgemäße Ablage von Belegen zu achten und die Richtigkeit der Angaben in der Einnahmen- und Ausgabenrechnung sicherzustellen.
AblauforganisationDem Verein wurde empfohlen, sich zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung um eine entsprechend kompetente, kaufmännische Unterstützung zu bemühen.
AblauforganisationEs wurde dem Verein empfohlen, künftig auch auf eine dementsprechend sorgsame Aufbewahrung bzw. Ablage der Protokolle verstärkt zu achten.
AblauforganisationEs wurde dem Verein empfohlen, künftig sicherzustellen, dass sämtliche Zahlungsverpflichtungen nur über das Vereinskonto abgewickelt werden.
AblauforganisationIm Sinn der Gebarungssicherheit empfahl das Kontrollamt dem Verein, ab einer zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch ein Vorstandsmitglied vorzusehen, um zumindest bei Verfügungen über höhere Beträge das Vieraugenprinzip ausnahmslos sicherzustellen.
AblauforganisationIm Sinn der Gebarungssicherheit wurde empfohlen, ab einer dem Verein zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch ein anderes Vorstandsmitglied vorzusehen, um zumindest bei Geschäften, die gravierendere Verpflichtungen des Vereines nach sich ziehen könnten, das Vieraugenprinzip sicherzustellen.
AblauforganisationWenngleich mit der Vorgangsweise der Aufbewahrung der "TAN-Codes" bei der Buchhalterin bzw. Leiterin der Administration eine reibungslose und rasche Abwicklung des Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein, diesem sensiblen Bereich der Gebarungssicherheit mehr Augenmerk zu widmen und eine adäquate Lösung unter Wahrung des Vieraugenprinzips zu erarbeiten. Zudem empfahl das Kontrollamt, dass die Verwahrung der "TAN-Codes" von den jeweils Zeichnungsberechtigten selbst zu erfolgen hat.
AblauforganisationWenngleich mit der Vorgangsweise, nur einen TAN-Code beim Internetbanking anzuwenden, eine rasche Abwicklung des Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein, diesem sensiblen Bereich der Gebarungssicherheit mehr Augenmerk zu widmen und eine adäquate Lösung unter Wahrung des Vieraugenprinzips zu erarbeiten.
AblauforganisationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, im Sinn eines internen Kontrollsystems, eine Kassenvorschrift sowie eine schriftliche Ablauforganisation zu erarbeiten.
ArbeitsrechtDie Anstellungsverhältnisse des im Theaterverein tätigen Personals sind zu evaluieren und die tatsächlichen Erfordernisse im Sinn der Rechtssicherheit festzulegen.
ArbeitsrechtDie rechtliche Grundlage der Arbeitsverhältnisse im Verein ist zu evaluieren.
ArbeitsrechtDie Zuordnung von Vertragsbeziehungen zu einer bestimmten Vertragsform sind überprüfen zu lassen, um nachteilige und oft sehr kostspielige Folgen für den Verein auszu-schließen.
BelegeDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein,in Zukunft auf den Taxibelegen, die von der Magistratsabteilung 13 geforderten Anmerkungen, anzubringen.
BelegeDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Vereinur jene Honorarnoten anzuerkennen, die den von der Magistratsabteilung 13 geforderten Kriterien entsprechen.
BelegeDem Verein wurde empfohlen, für verloren gegangene Belege Eigenbelege zu erstellen, und die für den Verein erbrachten Leistungen in gesonderten Honorarnoten abzurechnen.
BeschaffungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Erstellung von Richtlinien für die Beschaffung von Leistungen vorzunehmen. Ab einem bestimmten Ankaufswert,z.B. ab 400,-- EUR, sollten zwingend mindestens zwei Angebote einzuholen sein. Obgleich ohne konkreten Anlassfall, empfahl der Stadtrechnungshof Wien in diesem Zusammenhang ferner, mittels Dienstanweisung festzulegen, dass eine Einkaufsstückelung, also das willkürliche Teilen auf mehrere Rechnungen, unzulässig ist. Für den Fall des Ankaufs gebrauchter Gegenstände bzw. von Gegenständen aus Privatvermögen wäre eine ausreichende Begründung beizulegen.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auf jedem Beleg entsprechende Nummerierungen anzubringen.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, aussagekräftigere Buchungstexte zu verwenden.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, das AfA-Verzeichnis immer aktuell zu halten.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, das fundamentale Belegprinzip einzuhalten, wonach es zwingend keine Buchung ohne Beleg geben darf. Bei nicht auffindbaren Belegen sind allenfalls Ersatzbelege zu erstellen.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, dem VerG hinsichtlich der Vereinsbuchführung entsprechende Beachtung zu schenken.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Nutzungsrechte der Veranstaltungs- und Büroräumlichkeiten samt Inventar vertraglich festzuschreiben.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Personalkosten entsprechend den Beschäftigungsverhältnissen zuzuordnen bzw. eine allfällige Korrektur der Anstellungsverhältnisse vorzunehmen.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kassenführung umgehend vorzunehmen. Dabei sind sämtliche baren Zahlungsvorgänge lückenlos zu dokumentieren. Die diesbezüglichen Belege sind zeitlich zu ordnen und fortlaufend zu nummerieren. Die Eintragung der Belege ins Kassenbuch hat grundsätzlich täglich zu erfolgen und der im Kassenbuch ausgewiesene Saldo muss mit dem tatsächlichen in der Kasse vorhandenen Betrag übereinstimmen. Ein Vergleich des Soll-Bestandes mit dem Ist-Bestand muss jederzeit gewährleistet sein.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, einen entsprechenden Vermerk auf den Einnahmenabrechnungsunterlagen hinzuzufügen und durch entsprechende Belegnachweise die Sponsoreneinnahmen nachweislich zu dokumentieren.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, in Hinkunft auf eine nachvollziehbare Dokumentation der Berechnung der Bilanzpositionen sonstige Rückstellung und passive Rechnungsabgrenzung verstärkt Augenmerk zu legen.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, künftig der Einnahmen- und Ausgabenrechnung eine Vermögensübersicht entsprechend den Festlegungen des VerG beizulegen. In dieser sind neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung alle vermögenswerten Gegenstände inkl. immaterieller Vermögensgegenstände (z.B. Lizenzen), Bargeldbestände sowie Bankbestände (Bankguthaben oder Bankschulden) darzustellen.
BuchhaltungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, zur Wahrung der Kontinuität und damit der Vergleichbarkeit der einzelnen Einnahmenpositionen in Hinkunft auf eine durchgängig einheitliche Kontierung zu achten und nur aus wichtigen Gründen davon abzuweichen.
BuchhaltungDem Verein wurde empfohlen, alle Aufzeichnungen so zu gestalten, dass die Finanzlage des Vereines klar erkennbar und nachvollziehbar dargestellt ist. Insbesondere ist dabei auf die Vollständigkeit der Einnahmen- und Ausgabenrechnung bzw. der Jahresabschlüsse zu achten. Weiters wurde abermals auf die Erstellung einer Vermögensübersicht hingewiesen, in der alle Zu- und Abflüsse von Vermögen (inkl. Bankgelder) darzustellen sind.
BuchhaltungIm Zusammenhang mit nicht verbuchten Ausgaben verwies das Kontrollamt abermals auf die Buchführungspflichten für Vereine und empfahl dem Verein, die vollständige Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben sowie der Vermögenswerte in einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht bzw. in Jahresabschlüssen.
BuchhaltungObwohl das Kontrollamt die Anbringung von Kontierungsvermerken im Sinn einer leichteren Nachvollziehbarkeit begrüßen würde, war anzuerkennen, dass in der Literatur offenkundig verschiedene Meinungen vertreten werden, womit sich aus dem Umstand der auf den Belegen fehlenden Kontierungsvermerke auch keine Beanstandung im Sinn einer Verfehlung ergab. Aufgrund der durchgängigen Dokumentationsschwäche des Vereines waren im konkreten Fall jedenfalls entsprechende Kontierungsvermerke einzufordern, um es dem Verein künftig zu erleichtern, zu zeitnahen und leicht nachvollziehbaren Dokumentationen zu kommen.
BuchhaltungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, im Sinn der Kontinuität auch bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einmal angewendete Gliederungsgrundsätze und Kontenbezeichnungen beizubehalten. Eine Abweichung davon sollte die Ausnahme sein und ist entsprechend zu dokumentieren.
BuchhaltungBei der Dokumentation der Einnahmen sind künftig chronologisch geführte Aufzeichnungen zu erstellen.
BuchhaltungBei Transporten und Taxifahrten ist neben dem Datum und dem Beförderungsweg auch der Zweck bzw. der Grund der Fahrt zu vermerken.
BuchhaltungDie Einnahmen sind nach dem Zuflussprinzip der Einnahmen- und Ausgabenrechnung zu erfassen und anteilige Karteneinnahmen aus Kooperationen auch entsprechend zu Dokumentieren.
BuchhaltungDie Erstellung einer jährlichen Einnahmen- und Ausgabenrechnung sollte derart erfolgen, dass daraus das Jahresergebnis des Vereines eindeutig nachvollziehbar ist. Dabei sollten die jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenkategorien ohne die Bank- und Kassenstände per 31. Dezember des jeweiligen Jahres und den Geldflüssen zwischen Bank und Kasse zusammengefasst dargestellt werden).
BuchhaltungDie vorgelegten Rechnungen müssen den formellen Rechtsvorschriften des UStG 1994 und EStG 1988 entsprechen und sind künftig zu beachten.
BuchhaltungEin mengenmäßiges Inventarverzeichnis ist zu erstellen, jährliche Inventuren sind durchzuführen und das Inventarverzeichnis ist aktuell zu halten.
BuchhaltungIm Sinn einer ordnungsgemäßen Buchführung ist das Belegprinzip - keine Buchung ohne Beleg - bei allen Zahlungsvorgängen einzuhalten. Insbesondere hat jede Buchung nur mit Vorlage eines Beleges zu erfolgen, welche den zugrunde liegenden Geschäftsfall nachweist.
BuchhaltungIn Fällen, in denen keine Rechnungen, Quittungen oder andere Belege aufliegen, sind entsprechende Eigenbelege zu erstellen.
BuchhaltungKünftig ist eine Vermögensübersicht zu erstellen und der jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenrechnungen beizulegen.
BuchhaltungKünftig ist eine Vermögensübersicht zu erstellen und diese ist den jeweiligen Einnah-men- und Ausgabenrechnungen beizulegen.
BuchhaltungKünftig wäre es angebracht sich, in Absprache mit der Magistratsabteilung 7, zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Einnahmen- und Ausgabenrechnung einer fachkundigen Unterstützung für zumindest ein Geschäftsjahr zu bedienen.
BuchhaltungUm den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen, ist künftig die Buchhaltung des Vereines entsprechend den Buchführungsvorschriften zu führen.
BuchhaltungZur besseren Nachvollziehbarkeit der einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkategorien sind einheitliche und kontinuierliche Bezeichnungen in der Buchführung zu verwenden.
BudgetierungFerner wurde empfohlen, im Rahmen eines Förderungsansuchens die Einnahmen und Ausgaben auf Basis der in den Vorjahren gewonnenen Erfahrungswerte zu kalkulieren bzw. - wenn dies nicht möglich ist - realistisch zu schätzen.
ControllingDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Personalkostentangente im Auge zu behalten und sich künftig wieder an den diesbezüglichen Ergebnissen des Jahres 2010 zu orientieren.
ControllingDer Stadtrechnungshof Wien empfahl, regelmäßige Analysen durchzuführen, die Aufschlüsse über das Besuchsverhalten der Kinobesucherinnen bzw. Kinobesucher geben, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen, mit denen dem rückläufigen Besucherinnen- bzw. Besuchertrend entgegenwirkt werden kann.
DarlehenDa Darlehensgewährungen nicht dem Vereinszweck entsprachen, empfahl der Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, künftig Subventionen bzw. Vereinsmittel ausschließlich für die in der Satzung definierten Aufgaben und gemäß den mit der Magistratsabteilung 7 vereinbarten Subventionsbedingungen zu verwenden und somit von solchen Mittelverwendungen zur Gänze Abstand zu nehmen.
DarlehenBei der Ausstellung von "Schuldscheinen" sind jedenfalls der Zweck, der Zeitpunkt der Auszahlung und der Fälligkeitstermin anzuführen. Darüber hinaus ist der Geldfluss von der auszahlenden und der empfangenden Person zu unterfertigen
Darlehen, GebarungFerner empfahl der Stadtrechnungshof Wien dem Verein, allenfalls noch nach dem Prüfungszeitraum aushaftende Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen einzufordern bzw. von weiteren Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen grundsätzlich abzusehen.
Dienstnehmer/innenDem Verein wurde empfohlen, die Mitarbeiterinnen betreffende Vereinbarungen (Abgeltung der Mehrdienstleistungen, tatsächlich benötigte Freizeit für Fortbildungen, Vorrü- ckungszeiträume etc.) schriftlich festzuhalten.
Dienstnehmer/innenEs wurde empfohlen, aus Gründen der Transparenz bei der Berechnung der Jahresarbeitsstunden die für Einzelsupervisionen vorgesehene Woche in der Jahresarbeitsübersicht gesondert auszuweisen.
Dienstnehmer/innenFerner wurde empfohlen, aus Gründen der Nachvollziehbarkeit Änderungen von Dienstverträgen immer in Schriftform vorzunehmen.
Dienstnehmer/innenEs wurde empfohlen, in Hinkunft neuen Mitarbeiterinnen entweder einen gesonderten Dienstzettel, aus dem die Berechnung der Einstufung erkennbar ist, auszuhändigen, oder die entsprechende Information in den Dienstvertrag aufzunehmen
Dienstnehmer/innenWeiters wurde empfohlen, Beschlüsse, die Personalfragen betreffen, über den Vorstand des Vereines abzuwickeln und die diesbezügliche Beschlussfassung nachweislich zu dokumentieren.
Dienstnehmer/innenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Betriebsvereinbarung zu überarbeiten und den Erfordernissen der tatsächlichen Vereinstätigkeiten anzupassen.
Dienstnehmer/innenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl, im Sinn der Rechtssicherheit mit den beiden Angestellten schriftliche Verträge abzuschließen.
Dienstnehmer/innenDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Genehmigung der Personalaufzeichnungen zu dokumentieren und ein verstärktes Augenmerk auf inhaltliche und rechnerische Richtigkeit der Aufzeichnungen zu legen.
DiversesDer Gaszähler ist gegen thermische bzw. mechanische Beschädigung zu schützen und es sind dafür entsprechende Vorkehrungen zu treffen.
DiversesDie brennbaren Lagerungen des Vereines im Gang des Kellers sind zu entfernen bzw. sind derartige Lagerungen künftig in diesem allgemeinen Hausbereich zu unterlassen.
DiversesDie Kennzeichnung der Gasleitungen ist normgemäß vorzunehmen und jene Teile der Gasleitung, die keinen Korrosionsschutz besitzen, mit einem entsprechenden Anstrich zu versehen.
DiversesHinsichtlich des in den Vereinsräumlichkeiten situierten Sanitärbereiches und der Garderobe ist mit dem Vermieter Kontakt aufzunehmen und eine Adaptierung der Planunterlagen zu thematisieren.
DokumentationAuch wenn das Vereinsgesetz keine diesbezüglichen Vorgaben enthält, war aus Gründen der Nachvollziehbarkeit dem Verein zu empfehlen, die Prüfungsberichte in Hinkunft schriftlich zu erstellen und zu unterfertigen. Nur auf diese Weise ist eine strukturierte und vollständige Berichterstattung gesichert.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auf die durchgängige Dokumentation der internen Entscheidungen zu achten und zu allen Sitzungen der Generalversammlung und des Vorstandes zumindest Beschlussprotokolle zu verfassen. Fehlende Beschlussfassungen der Vereinsorgane samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auf die durchgängige Dokumentation der internen Entscheidungen zu achten und zu allen Sitzungen der Generalversammlung zumindest Beschlussprotokolle über die ihr obliegenden Agenden zu verfassen. Fehlende Beschlussfassungen der Generalversammlung samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auf eine vollständige Dokumentation aller Vorstandssitzungen samt Beschlussfassungen zu achten.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, ausschließlich schriftliche Mietverträge abzuschließen.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, den betrieblichen Zusammenhang von Reisen jedenfalls zeitnah zu dokumentieren.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Geschäftsfälle zeitnah und derart zu dokumentieren, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen Verwendung der Subventionsmittel verbleiben.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, eine schriftliche Regelung der Kassengebarung - u.a. hinsichtlich der zugriffsberechtigten Personen, der Vertretungsregelungen, der Kassenprüfungen und der Übergaben – zu erarbeiten.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, in Hinkunft alle Entscheidungen und Beschlussfassungen in Personalangelegenheiten - insbesondere betreffend die Entgelte der angestellten Vorstandsmitglieder - nachvollziehbar zu dokumentieren.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, künftig die Tätigkeiten transparent darzustellen und die Möglichkeit der Präsentation österreichischer Musikerinnen bzw. Musiker verstärkt hervorzuheben.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, künftig eine entsprechende Dokumentation der Mitgliedsbeiträge vorzusehen.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, künftig seine Tätigkeiten in einem jährlichen Tätigkeitsbericht zusammenzufassen, in dem die Art und Anzahl der Tätigkeiten des Vereines übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt wird. Als Grundlage hiefür könnte auch eines der Magazine des Vereines dienen.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, Reisespesen für Vereinsmitglieder und vereinsfremde Personen zeitnah und derart zu dokumentieren, dass keine Zweifel am betrieblichen Zusammenhang und somit an der widmungsgemäßen Verwendung der Subventionsmittel verbleiben.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, sämtliche Beschlüsse - insbesondere über solche grundlegenden Entscheidungsmaßnahmen, wie z.B. Gehaltsanpassungen - nachweislich schriftlich festzuhalten. Auf eine durchgängige Dokumentation ist zu achten.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, Tankrechnungen nur bei Angabe einer ausreichenden Begründung und auf Grundlage von zeitnahen Fahrtenbüchern zu bezahlen. Generell ist eine klare Regelung bzgl. des Spesen- und Aufwandersatzes zu schaffen.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl, hinsichtlich der sonstigen Veranstaltungserlöse und Einnahmen für die erforderlichen Nachweise zu sorgen.
DokumentationDem Verein wurde empfohlen, eine Aufstellung, die in Summe die tatsächlichen jährlichen Einnahmen aus Veranstaltungen des Vereines chronologisch zeigen, zu erstellen.
DokumentationDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein auf eine vollständige Dokumentation aller Mitgliederversammlungen samt Beschlussfassungen zu achten.
DokumentationDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die in den jeweiligen Gremien gefassten Beschlüsse entsprechend zu dokumentieren. Fehlende Beschlüsse sind umgehend nachzuholen.
DokumentationDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein aus Gründen der Rechtssicherheit, die Vereinbarung mit dem Gymnasium auch schriftlich zu dokumentieren.
DokumentationDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, für sämtliche Veranstaltungen nachvollziehbare und prüfbare Kartenaufzeichnungen zu führen.
DokumentationDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, auf die durchgängige Dokumentation der internen Entscheidungen zu achten und zu allen Sitzungen des Vorstandes zumindest Beschlussprotokolle zu verfassen. Fehlende Beschlussfassungen samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.
DokumentationDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, zwecks Wahrung einer nachvoll ziehbaren und transparenten Objektivität einen Nutzungsvertrag mit der Hauptmieterin schriftlich zu vereinbaren und entsprechend zu dokumentieren.
DokumentationDem Verein wurde empfohlen, auf eine klare und transparente Aufgabentrennung mit allen Kooperationspartnerinnen bzw. Kooperationspartnern zu achten und dadurch die Zusammenarbeit nachvollziehbarer zu gestalten.
DokumentationDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auf eine lückenlose Dokumentation von Vereinsentscheidungen zu achten und die formalen Erfordernisse der Protokollerfassung zu allen Sitzungen der Mitgliederversammlung zu berücksichtigen. Fehlende Beschlussfassungen der Vereinsorgane samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.
DokumentationAuf eine durchgängige und nachvollziehbare Dokumentation der Vereinsentscheidungen ist zu achten. Jedenfalls sind alle Beschlüsse über die den Vereinsorganen obliegenden Agenden in die Protokolle aufzunehmen.
DokumentationDas VerG enthält keine Vorgaben hinsichtlich Formvorschriften, dennoch ist insbeson-dere für das Leitungsorgan vorzusehen, zumindest über gefasste Beschlüsse Protokolle anzufertigen. Nur dadurch sind eine nachträgliche Nachvollziehbarkeit der Entschei-dungen und die Informationspflicht des Leitungsorganes gegenüber Mitgliedern gewährleistet.
DokumentationDie Dokumentation der Anzahl der Besucherinnen bzw. Besucher sowie der Kartenverkäufe ist zu verbessern und dadurch die Nachvollziehbarkeit der an die Magistratsabteilung 7 bekannt gegebenen Daten zu gewährleisten.
DokumentationDie Führung einer Mitgliederliste und Anwesenheitsliste bei Sitzungen des Leitungsor-ganes ist vorzusehen, da später oft unklar ist, wer überhaupt Mitglied und damit stimm-berechtigt war.
DokumentationFahrtenbücher sind zu führen, in denen jedenfalls der Zeitpunkt des Fahrtantrittes und des Fahrtendes und die Fahrtstrecke inkl. Kilometerangabe nachvollziehbar dokumentiert werden.
DokumentationIn der Auslegung der Outputzahlen ist auf ein einheitliches Begriffsverständnis und auf deren Kontinuität zu achten.
EinahmenEs wurde dem Verein empfohlen, die Einnahmen und Ausgaben, die als Entscheidungsgrundlage für eine Subventionsgewährung notwendig sind, entsprechend zu errechnen bzw. - wenn dies nicht möglich ist - gewissenhaft zu schätzen.
EinnahmenDer Stadtrechnungshof Wien verkannte nicht, dass der Verein, aufbauend auf ein Mitgliederbeitragssystem, daraus regelmäßig Einnahmen lukriert. Unbeschadet dessen sowie in Anbetracht der Erweiterung des Kinos empfahl der Stadtrechnungshof Wien aus kaufmännischen Überlegungen, mittelfristig den Freikartenanteil für das Kino zu reduzieren und darüber hinaus zu evaluieren, ob und inwieweit zwischen "echten Freikarten" bzw. "unechten Freikarten für Mitglieder" differenziert werden könnte.
EinnahmenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl auch hinsichtlich des Sommerkinos, entsprechende Maßnahmen zur Reduzierung des Freikartenanteils zu setzen.
EinnahmenDas Kontrollamt empfahl dem Verein, nach Möglichkeit zusätzliche Einnahmenquellen (Mitgliedsbeiträge) nicht außer Acht zu lassen.
GebarungEs wurde empfohlen, Skonti immer in Anspruch zu nehmen. Zu diesem Zweck wäre es aus Sicht des Stadtrechnungshofes Wien zweckmäßig, entsprechende Vertretungsregelungen auch im administrativen Bereich zu treffen.
GeneralversammlungBei der Dokumentation der Generalversammlungen ist auf die Führung einer entspre chenden Anwesenheitsliste sowie auf die formalen Zeichnungen bei den Protokollen zu achten.
GeneralversammlungDie ordentliche Generalversammlung ist gemäß den Statuten jährlich durchzuführen
GeneralversammlungVor Ablauf der Funktionsperiode des Leitungsorganes ist künftig eine Mitgliederversammlung zwecks Durchführung von Neuwahlen der Vereinsorgane durchzuführen.
GeschäftsführungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, gleichzeitig mit den eingeleiteten Maßnahmen hinsichtlich der Erweiterung der Geschäftsführung die Statuten und die Geschäftsordnung des Vereines zu überarbeiten. Auf die Notwendigkeit einer statutenkonformen Vorgangsweise wurde ausdrücklich hingewiesen.
GeschäftsführungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Geschäftsführung entsprechend der statutarischen Vorgaben mit einer Geschäftsführerin bzw. einem Geschäftsführer und einer Leiterin bzw. einem Leiter der Organisation zu besetzen sowie auf eine durchgängige Dokumentation der Beschlussfassungen zu achten.
GeschäftsführungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die diesbezügliche Beschlussfassung der Vertragsverlängerung des Geschäftsführers nachträglich zu dokumentieren sowie den Dienstvertrag den tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen.
GeschäftsordnungAb einer zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze ist bei Verfügung betreffend die Konten des Vereines die Gegenzeichnung durch ein weiteres Vereinsorgan vorzuse-hen, um die Gebarungssicherheit bei höheren finanziellen Verpflichtungen des Vereines sicherzustellen.
GeschäftsordnungIn der Kassenordnung ist festzulegen, bis zu welchem Höchstbetrag Barauslagen in alleiniger Verantwortung getätigt werden können. Bei höheren Beträgen ist unter Berücksichtigung des Vieraugenprinzips die vereinsinterne Genehmigung zu dokumentieren bzw. sollte in diesen Fällen die Bezahlung per Überweisung bevorzugt verwendet werden.
GewerbeDie Notwendigkeit eines für den Buffetbetrieb erforderlichen gewerberechtlichen Befä-higungsnachweises ist mit der Gewerbebehörde abzuklären.
HonorarnotenBei der Verfassung von Honorarnoten ist künftig auf die Vorgaben der Magistratsabteilung 7, wie z.B. die Angabe über den Leistungszeitraum und den Leistungsumfang, zu achten. Dies könnte u.a. durch die Erstellung von standardisierten Formularen für Honorarnoten erreicht werden.
HonorarnotenDie Honorarleistungen sind künftig aus Gründen der Übersichtlichkeit in einer eigenen Aufwandsposition "Honorare" in der Einnahmen- und Ausgabenrechnung abzubilden.
In-sich_GeschäfteDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, im Fall von vorliegenden Befangenheitsgründen ein besonderes Augenmerk auf das Vorliegen von Markt- und Börsenpreisen zu legen. Auf die Einholung von Kostenvergleichen und eine diesbezügliche Dokumentation ist zu achten.
In-sich-GeschäfteDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, künftig ein besonderes Augenmerk auf das Vorliegen von Markt- und Börsenpreisen bzw. auf die Einholung von Kostenvergleichen und eine diesbezügliche Dokumentation zu legen.
In-sich-GeschäfteDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, In-sich-Geschäfte schriftlich abzuschließen. Die vereinsrechtlichen Vorgaben zu In-sich-Geschäften sind beim Vertragsabschluss einzuhalten. Darüber hinaus ist auf eine klare Aufgabentrennung sowie auf eine nachvollziehbare Dokumentation des Leistungsaustausches zu achten.
In-sich-GeschäfteDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, künftig bei In-sich Geschäften die entsprechenden Bestimmungen des VerG einzuhalten und auf die Dokumentation der diesbezüglichen Beschlussfassungen zu achten.
In-sich-GeschäfteDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, bei In-sich-Geschäften stets die Zustimmung eines anderen vertretungsbefugten Organs einzuholen und dies auch nachweislich und genauest zu dokumentieren.
In-sich-GeschäfteDem Verein sirene wurde empfohlen, zur Dokumentation der Angemessenheit der Leistung, soweit möglich einen Drittvergleich einzuholen. Bei - wie in den vorliegenden Fällen - künstlerischen Leistungen, sollte danach getrachtet werden, die Leistungen möglichst genau zu beschreiben, und allenfalls mit ähnlichen, von anderen Personen bezogenen Leistungen zu vergleichen.
In-sich-GeschäfteBei In-sich-Geschäften ist stets die Zustimmung eines anderen nach außen vertre-tungsbefugten Organes einzuholen und dies ist auch nachweislich und genauest zu dokumentieren.
In-sich-GeschäfteBei In-sich-Geschäften ist stets die Zustimmung eines anderen vertretungsbefugten Organs einzuholen und diese auch nachweislich und genauest zu dokumentieren.
In-sich-GeschäfteVereinbarungen unter Vereinsorganen sind im Sinn der Regeln für In-sich-Geschäfte von einem anderen vertretungsbefugten Organ abzuschließen bzw. vom Obmann un-terfertigen zu lassen.
JahresabschlussEs wurde dem Verein empfohlen, die ergebniswirksame Erfassung von öffentlichen Zuschüssen im Jahresabschluss zu evaluieren und gegebenenfalls richtigzustellen.
JahresabschlussEs wurde empfohlen, im Sinn der Kontinuität auch bei einer Einnahmen-AusgabenRechnung einmal angewendete Gliederungsgrundsätze und Kontenbezeichnungen beizubehalten. Eine Abweichung davon sollte die Ausnahme sein und ist entsprechend zu dokumentieren.
JahresabschlussDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, auf die in den Bestimmungen des VerG festgelegten Pflichten des Leitungsorgans hinsichtlich der Erstellung der Jahresabschlüsse und der Vermögensübersichten zu achten.
JahresabschlussDa die Erfordernisse des Rechnungswesens bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gegenüber der Erstellung erweiterter Jahresabschlüsse geringere sind, empfahl der Stadtrechnungshof Wien dem Verein, umso mehr die Mindesterfordernisse zu erfüllen und verstärkt Augenmerk auf eine verlässliche Darstellung der Finanzlage des Vereines zu legen.
KassaDas Kontrollamt empfahl dem Verein, den Kassenstand - nicht nur an besonderen Stichtagen - dem normalen Geschäftsbetrieb anzupassen und aus Gründen der Nachvollziehbarkeit die Kassenaufzeichnungen bei der Kasse zu belassen.
KassaDas Kontrollamt empfahl dem Verein, den Versicherungsschutz entsprechend den maximalen Kassenständen zu erweitern. Darüber hinaus empfahl das Kontrollamt, die Absicherung von Diebstahl- und Raubrisiken für Geldbeträge, die das Lehrpersonal anlässlich von außerhäusigen Projekten mit sich führten, zu evaluieren.
KassaführungEs wurde empfohlen, Regelungen zur Kassengebarung zu erarbeiten, die u.a. Richtlinien über Kassenbestände, Kassensicherheit, zugriffsberechtigten Personen inkl. Stellvertretungsregelungen beinhalten.
KassaführungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl, auch im Hinblick der eigenen Übersicht, Klarheit und Sicherheit, das Kassenbuch möglichst zeitnah zu erfassen.
KassaführungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, Regelungen zur Kassengebarung zu erarbeiten, die u.a. Richtlinien über Kassenbestände, Kassensicherheit, zugriffsberechtigten Personen inkl. Stellvertretungsregelungen beinhalten.
KassaführungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, auch im Hinblick der eigenen Übersicht, Klarheit und Sicherheit, das Kassenbuch zeitnah zu führen.
KassaführungWenngleich nach Angabe der Geschäftsführung die Kassenbücher jeweils am Beginn des folgenden Monats aktualisiert wurden und der Kassenstand auf Richtigkeit überprüft wurde, empfahl das Kontrollamt dem Verein, die Kassenbucheintragungen entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung zeitnaher durchzuführen.
KassaführungZudem empfahl das Kontrollamt, die Aufbewahrung von Bargeld bis zur vorgegebenen Deckungssumme der Versicherung zu beschränken oder gegebenenfalls die Deckungssumme in der Versicherung zu erhöhen.
KassaführungAbweichungen des Kassen-Istbestandes zum Kassen-Sollbestand sind unter Anführung einer Begründung zumindest mit Jahresende auszugleichen.
KassaführungAuf Belegen für Catering- und Verpflegungsleistungen ist der verfolgte Zweck anzugeben.
KassaführungAuf den Belegen von Transporten ist sicherzustellen, dass der Zweck der Fahrt ersichtlich ist.
KassaführungAuf den Tankbelegen ist der Zweck bzw. der Grund anzugeben.
KassaführungAus Gründen der Gebarungssicherheit ist der unbare Zahlungsverkehr vorzuziehen, um damit die Handhabung der Handkasse im privaten Bereich hinanzuhalten. Die Versicherungspolizze der Handkasse ist entsprechend den dann gegebenen Erfordernissen an-zupassen.
KassaführungDie Abwicklung der Kassenbuchführung ist zu überarbeiten, um so allen Vorgaben der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zu entsprechen.
KassaführungDie Kassenstände sind dem Versicherungsschutz entsprechend anzupassen bzw. ist die Anpassung des Versicherungsschutzes an die maximalen Kassenstände zu evaluieren.
KassaführungIn der Kassenordnung sind u.a. Regelungen hinsichtlich der Zuständigkeiten, der Kassenhöchstbestände, der zeitnahen Kassenerfassung, der Durchführung von Kassenprüfungen und der Umgang bei Kassenfehlbeständen sowie der Handhabung von Vorauszahlungen zu treffen.
KassaführungZur eigenen Übersicht, Klarheit und Sicherheit sind die Einträge im Kassenbuch zeitnah zu erfassen.
KassaführungZur Sicherung einer ordnungsgemäßen Kassengebarung ist eine Kassenordnung zu erstellen.
KonzessionFür die künftig beabsichtigte Vereinstätigkeit wäre mit der Magistratsabteilung 36, als die für das Veranstaltungsrecht zuständige Behörde, Kontakt aufzunehmen, um gege-benenfalls einerseits das Erfordernis der Anmeldung bzw. Konzession und andererseits die Notwendigkeit einer Eignungsfeststellung der Veranstaltungsstätte zu klären.
KreditkartenZur besseren Transparenz empfahl das Kontrollamt, die dem Verein zugehörigen Ausgaben vorzugsweise über die eigens ausgestellte Bankomat- bzw. Kreditkarte für den Verein abzuwickeln und den Kreditrahmen dieser Karten entsprechend anzupassen. Das Kontrollamt empfahl, eine entsprechende Kassenversicherung abzuschließen.
MitgliederDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auf die Aktualität der Mitgliederverwaltung zu achten.
OperationsDer Stadtrechnungshof Wien empfahl, umfangreiche und dadurch auch kostenintensive Einzelsupervisionsleistungen nur in Ausnahmefällen zur Gänze aus dem Vereinsbudget zu bedecken und dies entsprechend nachweislich zu begründen
OperationsDer Stadtrechnungshof Wien verkannte nicht, dass durch den Erwerb eines historischen Film- und Videomaterials eines bekannten Bildberichterstatters dieser Bestand an historischem Film- und Videomaterial dauerhaft erhalten und umfassend für die Öffentlichkeit nutzbar gemacht werden konnte. Dennoch empfahl der Stadtrechnungshof Wien von Vereinbarungen, deren Zeitdauer wie bei einer Leibrentenzahlung völlig ungewiss ist, künftig abzusehen.
OperationsDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, eine Kosten-Nutzen-Analyse der Beratungsleistungen durchzuführen.
PlanungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, auch im Hinblick auf die veranstaltungsbehördliche Bewilligung die Besucherinnenzahlen bzw. Besucherzahlen zu evaluieren und künftig Frequenzzahlen genauer zu erheben bzw. - wenn dies nicht möglich ist - realistisch zu schätzen.
PlanungIn Anbetracht der vorliegenden statistischen Daten der durchschnittlichen Besucherinnen- bzw. Besucherzahl pro Veranstaltung von mehr als 500 Personen wurde dem Verein die rechtliche Abklärung mit der zuständigen Magistratsabteilung 36 empfohlen, ob und inwieweit eine Abänderung der Eignungsfeststellung nach dem Wiener Veranstaltungsgesetz erforderlich ist.
RechnungenDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die formalen gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich der Rechnungslegung einzuhalten.
RechnungenDas Kontrollamt empfahl dem Verein, für die notwendige organisatorische Behandlung der Eingangsrechnungen zu sorgen, damit die Skontofristen optimal ausgenützt werden können.
RechnungenDas Kontrollamt empfahl dem Verein, vor der Bezahlung von Honorarnoten auf die unabdingbaren Punkte - das Datum der Ausstellung, den Namen, die Adresse der Ausstellenden bzw. des Ausstellenden, die Rechnungsadressatin bzw. den Rechnungsadressaten, den Leistungszeitraum, die Art der Leistung, den Leistungsumfang und den Zahlungsvermerk - zu achten.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl dem Verein darauf zu achten, dass die Rechnungsprüfer zeitnah in der jeweils nächsten - lt. Statuten jährlich abzuhaltenden - Generalversammlung ihrer Berichtspflicht an die Generalversammlung nachkommen.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auf die im VerG normierten Vorgaben bei der Bestellung von Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfern zu achten. Für eine entsprechende Dokumentation ist zu sorgen. Außerdem ist auf die Unbefangenheit und Unabhängigkeit der Prüferinnen bzw. Prüfer zu achten, um die Entstehung von Interessenkonflikten, welche zur Beeinträchtigung des Prüfungsergebnisses führen können, zu vermeiden.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, bei der Neubestellung von Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfern auf die Einhaltung des § 5 Abs 5 VerG zu achten.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Bestellung der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer in den Generalversammlungen zu beschließen und diesen Beschluss im jeweiligen Protokoll zu dokumentieren.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, in Hinkunft auf die Dokumentation der diesbezüglichen Beschlussfassungen und auf die Prüfungs- und Berichtspflicht der Rechnungsprüferinnen bzw. der Rechnungsprüfer bzgl.In-sich-Geschäften zu achten.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, in Hinkunft auf die Prüfungspflichten der Rechnungsprüfer verstärkt zu achten
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, künftig bei der Erstellung des Rechnungsprüfungsberichtes realitätsnähere Feststellungen zu treffen.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl den künftig bestellten Rechnungsprüferinnen bzw. Rech-nungsprüfern, bei der Prüfung der Finanzgebarung und bei der Durchführung der Prü-fungsdokumentation sowie der Berichterstattung durch die Rechnungsprüfer die gesetzlichen Bestimmungen genau zu beachten, um die im Gesetz vorgesehenen Haftungsfolgen für die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer hintanzuhalten.
RechnungsprüfungDas Kontrollamt empfahl, künftig zwei Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer von der Generalversammlung wählen zu lassen und die diesbezüglichen Vorgaben des VerG einzuhalten sowie die Rechnungsprüfungsprotokolle zur besseren Transparenz eigenhändig unterfertigen zu lassen.
RechnungsprüfungDem Verein wurde empfohlen, auf die Einhaltung der gesetzlichen Frist zur Erstellung des Rechnungsprüfungsberichtes durch die beiden Rechnungsprüfer zu achten.
RechnungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien wies auf die vereinsrechtlichen Vorgaben zu den Auswahlmodalitäten der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer hin und empfahl, deren Einhaltung nachweislich zu dokumentieren
RechnungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, auf die im VerG normierten Vorgaben hinsichtlich der Bestellung von Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfern zu achten. Die Herstellung eines gesetzeskonformen Zustandes ist umgehend zu veranlassen
RechnungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, künftig die Bestimmungen des VerG hinsichtlich der Fristen zur Prüfung der Einnahmen- und Ausgabenrechnung durch die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer einzuhalten.
RechnungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, in Hinkunft auf die Prüfungspflicht der Rechnungsprüferinnen bzw. der Rechnungsprüfer bzgl. In-sich-Geschäfte zu achten.
Rechnungsprüfung, InsichgeschäfteDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein Filmarchiv Austria, auf die Prüfungsund Berichtspflichten der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer von In-sichGeschäften besonders hinzuweisen.
RechungsprüfungEmpfehlung Nr. 5: Weiters wurde empfohlen, darauf zu achten, dass bei der Prüfungsdokumentation und Berichterstattung durch die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden und dementsprechend auch die statutenmäße Verwendung der Mittel geprüft wird, um die im Gesetz vorgesehenen Haftungsfolgen für die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer hintanzuhalten
RechungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein Filmarchiv Austria, die im VerG normierten Vorgaben hinsichtlich der Unbefangenheit und Unabhängigkeit der Prüferinnen bzw. Prüfer zu beachten, um die Entstehung von Interessenkonflikten, welche zur Beeinträchtigung des Prüfungsergebnisses führen könnten, zu vermeiden.
RechungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Wahl der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer taxativ im Protokoll der Generalversammlung zu dokumentieren.
RechungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, künftig die Bestimmungen über die Unabhängigkeit von Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfern zu beachten.
RechungsprüfungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, auf die Einhaltung der gesetzlichen Frist zur Erstellung des Rechnungsprüfungsberichtes durch die beiden Rechnungsprüfer zu achten.
RechungsprüfungAuf die ordnungsgemäße Abfassung des Prüfberichtes der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer ist zu achten und dieser ist künftig auch zu datieren.
RechungsprüfungAus Gründen der Nachvollziehbarkeit sind künftig Prüfungsberichte schriftlich zu erstellen und zu unterfertigen. Nur auf diese Weise ist eine strukturierte und vollständige Berichterstattung gesichert.
RechungsprüfungAus Gründen der Nachvollziehbarkeit sind künftig schriftliche Prüfungsberichte zu er-stellen und zu unterfertigen. Nur durch eine sorgfältige Dokumentation der Prüfungs-handlungen ist eine Nachweisbarkeit auch im Hinblick möglicher Haftungsrisiken gesichert.
RechungsprüfungBei der Neubestellung von Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfern ist auf die Unbefangenheit und Unabhängigkeit, insbesondere auf die wirtschaftliche Unabhängigkeit, zu achten.
RechungsprüfungDer Prüfbericht der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer ist jährlich vorzulegen. Eine Vermögensübersicht, in der alle Zu- und Abflüsse von Vermögen darzustellen sind, ist jährlich zu erstellen.
RechungsprüfungEs ist darauf zu achten, dass künftig die gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen Prüfungen durch die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer stattfinden.
RegelnDer Stadtrechnungshof Wien wies auf die Einhaltung der vereinsinternen Regelungen hin und empfahl dem Verein Filmarchiv Austria, in jedem Fall auf eine statutenkonforme Vorgangsweise zu achten.
RücklagenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, entsprechende Schritte einzuleiten und das Einvernehmen hinsichtlich der weiteren Vorgangsweise hinsichtlich der im Verein vorhandenen Rücklagen mit der zuständigen Magistratsabteilung 7 herzustellen. Zudem ist das Vorliegen von berechtigten Gründen für die Bildung und die Höhe von Rücklagen vom Verein gegenüber der Magistratsabteilung 7 entsprechend zu dokumentieren.
SphärenvermischungDem Verein wurde empfohlen, auf eine klare und transparente Aufgabentrennung und Verrechnung mit anderen Vereinen zu achten, um dadurch die Zusammenarbeit nachvollziehbarer zu gestalten.
SphärenvermischungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, in Zukunft eine nachvollziehbare Trennung der betrieblich und privat veranlassten Telefonkosten vorzunehmen.
SphärenvermischungDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, künftig Kooperationsvereinbarungen nicht nur zwecks einer klaren Aufgabentrennung zwischen den Vertragspartnerinnen bzw. Vertragspartnern, sondern auch im Sinn der Nachvollziehbarkeit schriftlich abzuschließen.
StatutenDas Kontrollamt empfahl dem Verein, bei der jährlichen Generalversammlung bzw. bei außerordentlichen Generalversammlungen eine Teilnehmerinnenliste bzw. Teilnehmerliste aufzulegen. Dies insbesondere deshalb, um eine statutengemäße Beschlussfähigkeit festzuhalten.
StatutenDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Arten der Vereinsmitglieder im Einklang mit den Statuten des Vereines festzulegen, um auch eine klare und eindeutige Beschlussfassung gemäß den Statuten in den Generalversammlungen zu gewährleisten.
StatutenDas Kontrollamt empfahl, die in den Statuten angegebene Mindestanzahl des Vorstandes entsprechend anzupassen.
StatutenDas Kontrollamt empfahl, einen Generalversammlungsbeschluss hinsichtlich der Umstellung des Wirtschaftsjahres nachträglich einzuholen.
StatutenDas Kontrollamt empfahl, entweder die Höhe der Beitragsgebühr bzw. Mitgliedsbeiträge - wie in den Statuten festgelegt - festzusetzen oder die Statuten entsprechend der tat-sächlichen Handhabung zu adaptieren.
StatutenDas Kontrollamt regte an, die Vereinsstatuten betreffend das Kuratorium entsprechend zu adaptieren bzw. den entsprechenden Paragraphen in den Vereinsstatuten in eine "Kann-Bestimmung" abzuändern.
StatutenDem Verein wurde empfohlen, die statutarischen Vertretungsregelungen einzuhalten.
StatutenDem Verein wurde empfohlen, die statutarischen Vorgaben zu beachten und die Generalversammlungen jährlich abzuhalten. Falls organisatorisch-betriebliche Gründe dem entgegenstehen, sind die Statuten entsprechend abzuändern.
StatutenEs wurde empfohlen, auf die Einhaltung der statutarischen Vorgaben bei der Ausübung der Vertretungsmacht zu achten. Eine Vertretungsbefugnis der Geschäftsführerin wäre in den Statuten entsprechend zu normieren
StatutenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl, die Zeichnungsberechtigungen den statutarischen Vorgaben anzupassen oder andernfalls die Statuten entsprechend zu adaptieren
StatutenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Statuten dahingehend zu überarbeiten, dass den jeweiligen Vereinsorganen jedenfalls und ausschließlich die ihnen lt. VerG zugedachten Aufgaben zukommen. Dabei ist auf eine stringente und eindeutige Funktionstrennung Bedacht zu nehmen.
StatutenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die statutarischen Vorgaben für das Präsidium einzuhalten bzw. bei der Überarbeitung der Statuten diese den realen Gegebenheiten des VereinesAustria anzupassen.
StatutenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Statuten hinsichtlich möglicher Widersprüchlichkeiten zu evaluieren
StatutenDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die in den Statuten festgelegten Vertretungsregelungen einzuhalten sowie weitere Vertretungsregelungen entsprechend zu dokumentieren.
StatutenAuf die Einhaltung der statutarischen Vertretungsregelungen ist zu achten.
StatutenAuf die in den Statuten festgelegten Vorgaben der Zusammensetzung des Vorstandes ist zu achten.
StatutenBei schriftlichen Ausfertigungen des Vereines ist die in den Statuten festgelegte Zeichnung durch die Obfrau und die Kassierin sicherzustellen.
StatutenDie in den Statuten festgelegte Einhebung der Beitragsgebühren und Mitgliedsbeiträge sind zu evaluieren und gegebenenfalls sind die Statuten zu aktualisieren. In weiterer Folge wäre das Ergebnis in der nächsten Generalversammlung nachvollziehbar zu beschließen.
StatutenDie Statuten sind hinsichtlich der Bestimmungen über das Schiedsgericht anzupassen.
StatutenRechtsgeschäfte unter Vereinsorganen sind von der Generalversammlung genehmigen zu lassen und die Entscheidung ist entsprechend zu dokumentieren.
StatutenUnter Berücksichtigung der statutarischen Festlegung, dass in Geldangelegenheiten die Unterfertigung der Obfrau und der Kassierin erforderlich ist, ist insbesondere auch bei Überweisungen das Vieraugenprinzip sicherzustellen.
ThemaEmpfehlung
ÜberprüfungAus der Sicht des Kontrollamtes ist es notwendig, dass der Verein auch die gesetzlichen Erfordernisse sämtlicher elektrischer Anlagen des Jugendtreffpunktes ganzheitlich evaluiert bzw. überprüft.
UmgangDas Kontrollamt empfahl dem Verein, den Subventionsgeberinnen bzw. Subventionsgebern umfangreiche Vermögensübersichten zu übermitteln, die einen gesamten Überblick über Rückstellungen, Rücklagen etc. beinhalten.
UmgangDas Kontrollamt empfahl dem Verein, einen Finanzierungsplan hinsichtlich bestehender Abfertigungsansprüche unter Einbindung aller Subventionsgeberinnen bzw. Subventionsgeber zu erarbeiten.
UmgangDas Kontrollamt empfahl dem Verein, in Hinkunft Ansparungen und deren Auflösungen in Absprache mit den Subventionsgeberinnen bzw. Subventionsgebern vorzunehmen, wobei ausschließlich Sparformen ohne Bonitätsrisiken gewählt werden dürfen.
UmgangUm zu verhindern, dass der Verein in Liquiditätsschwierigkeiten gerät, empfahl das Kontrollamt dem Verein, umgehendst entsprechende Lösungsmöglichkeiten zu erarbeiten. Dabei sind alle Subventionsgeberinnen bzw. Subventionsgeber zeitgerecht in den Evaluierungsprozess einzubinden.
VereinsorganisationAus Sicht des Stadtrechnungshofes Wien war dem Verein zu empfehlen, in Absprache mit der Magistratsabteilung 7 ein Konzept zur Neuorganisation des Vereines vorzulegen, von dem auch die weitere Förderungswürdigkeit des Vereines abhängig zu machen wäre.
VergabeDas Kontrollamt empfahl dem Verein, im Fall von vorliegenden Befangenheitsgründen ein besonderes Augenmerk auf das Vorliegen von Markt- und Börsenpreisen bzw. auf die Einholung von Kostenvergleichen und eine diesbezügliche Dokumentation zu legen.
VergabeDas Kontrollamt empfahl dem Verein, in Fällen, in denen der geschäftsführende Kassier auch den Vertragspartner des Vereines vertritt, jedenfalls auch die Unterfertigung durch den Obmann bzw. durch ein weiteres Vorstandsmitglied sicherzustellen.
VergabeDas Kontrollamt wies darauf hin, dass der Bedarf an externen Beratungsleistungen schlüssig darzulegen und nachvollziehbar zu dokumentieren ist. Auf eine hinreichend genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ist dabei stets zu achten, wobei eine Vereinbarung von Pauschalhonoraren für Beratungsleistungen nicht geeignet ist, den mit der Auftragserfüllung verbundenen Aufwand transparent darzustellen. Die Notwendigkeit einer externen Beratungsleistung und die diesbezüglichen Kosten-Nutzen-Überlegungen sind immer zu dokumentieren. Die Einholung von Kostenvergleichsangeboten kann der Annahme von überhöhten Angeboten (wie z.B. überdurchschnittlich hohe pauschalierte Tagessätze) entgegenwirken. Das Kontrollamt empfahl dem Verein, diese grundlegenden Richtlinien bei der Einholung von Beratungsleistungen zu beachten.
VergabeDass Kontrollamt empfahl dem Verein, künftig bei der Einholung von Kostenvergleichsangeboten die Leistungsbeschreibungen jedenfalls so exakt zu formulieren, dass vergleichbare Kostenangebote eingeholt werden können. Bei sodann noch immer bestehenden Unterschieden zwischen verschiedenen Angeboten sollten diese ausreichend dokumentiert werden, insbesondere dann, wenn in der Folge das teurere Angebot ausgewählt wird.
VergabeDem Verein wurde empfohlen, generell - insbesondere aber bei Geschäftsfällen mit Geschäftspartnern mit einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung - aus Gründen der Nachvollziehbarkeit die Verträge ausschließlich in Schriftform abzuschließen.Das Kontrollamt empfahl dem Verein, die Erstellung von Richtlinien für Beschaffungen und die Vergabe von Leistungen auszuarbeiten. Ab einem bestimmten Ankaufswert, dies könnte z.B. der steuerliche Wert für geringwertige Wirtschaftsgüter in der Höhe von 400,-- EUR sein, sollten zwingend mindestens zwei Angebote eingeholt und dokumentiert werden. Bei dieser Betragsgrenze wäre lediglich eine vertretbare Anzahl von Geschäftsfällen von dieser Regelung betroffen, womit kein unwirtschaftlicher Administrationsaufwand entstehen würde. Aus präventiven Zwecken sollte in den Richtlinien auch festgelegt werden, dass eine Einkaufsstückelung, also das willkürliche Teilen von Rechnungsbeträgen auf mehrere Rechnungen, unzulässig ist. Für den Fall des Ankaufs gebrauchter Gegenstände bzw. von Gegenständen aus Privatvermögen wäre eine ausreichende Begründung beizulegen.
VergabeDem Verein wurde empfohlen, insbesondere bei Geschäften mit Geschäftspartnern, die zur Geschäftsführung ein Naheverhältnis haben, zeitnah und derart zu dokumentieren, dass eine widmungsgemäße Verwendung der Subventionsmittel nachvollziehbar ist.
VergabeZur Dokumentation der Preisangemessenheit wurde dem Verein empfohlen, künftig Vergleichsangebote nachweislich einzuholen und auch mündlich eingeholte Vergleichsangebote entsprechend zu dokumentieren. Ein Abgehen von dieser Vorgangsweise in Ausnahmefällen ist entsprechend zu begründen.
VergabeBei Anschaffungen von Lieferungen und Leistungen, deren Wert über jenem eines geringwertigen Wirtschaftsgutes liegt, sind mindestens drei unverbindliche Preisauskünfte unterschiedlicher Anbieterinnen bzw. Anbieter einzuholen und diese auch zu dokumentieren.
VergabeDie Erstellung von Richtlinien für die Beschaffung von Leistungen ist vorzunehmen. Ab einem bestimmten Ankaufswert, z.B. ab 400,-- EUR, sollten zwingend mindestens zwei Angebote einzuholen sein.
VergabeUm die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie die Bewertung der geleisteten Ausgaben auch für Dritte sicherzustellen, sind Verträge schriftlich abzuschließen.
VergabeZur Dokumentation der Angemessenheit der Leistung ist soweit möglich ein Drittvergleich einzuholen. Bei - wie in den vorliegenden Fällen - künstlerischen Leistungen, sollte danach getrachtet werden, die Leistungen möglichst genau zu beschreiben, und allenfalls mit ähnlichen, von anderen Personen bezogenen Leistungen zu vergleichen.
VerträgeEs wurde empfohlen, Vertragsänderungen möglichst zeitnah in schriftlicher Form fest-zuhalten und künftige Vertragsänderungen mit dem Geschäftsführer bzw. mit seiner Agentur der Magistratsabteilung 7 ausnahmslos zur Kenntnis zu bringen.
VerträgeDie Einschau des Kontrollamtes ergab, dass die Leistungen zwischen dem Verein und dem Verein A auf einer mündlichen Vereinbarung beruhte. Um eine Nachvollziehbarkeit für Dritte und eine Transparenz der abgeschlossenen Verträge zu erreichen, empfahl das Kontrollamt dem Verein, einen schriftlichen Vertrag darüber abzuschließen.
VertretungDas Kontrollamt stellte bei seiner Einschau fest, dass die statutenmäßige Vertretungsregelung nicht eingehalten wurde. So wiesen eingesehene Verträge auf Vereinsseite nur die Unterschrift der Leiterin der Administration auf. Das Kontrollamt empfahl dem Verein, auf die Einhaltung der statutarischen Vertretungsregelungen zu achten.
VieraugenprinzipDas Kontrollamt empfahl dem Verein, im Sinn der Gebarungssicherheit auch hier ab einer dem Verein zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch ein weiteres Vorstandsmitglied festzulegen. Das Vieraugenprinzip ist jedenfalls bei Verfügungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren.
VieraugenprinzipDas Kontrollamt empfahl, die Zeichnungsberechtigungen bzw. Unterschriftenblätter, unter Berücksichtigung der bereits empfohlenen Wahrung des Vieraugenprinzips, beider, für den Verein, kontoführenden Bank unverzüglich aktualisieren zu lassen.
VieraugenprinzipHinsichtlich der Einzelzeichnungsberechtigungen empfahl das Kontrollamt dem Verein, im Sinn der Gebarungssicherheit ab einer dem Verein zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch die Obfrau bzw. ihren Stellvertreter einzuführen. Das Vieraugenprinzip ist jedenfalls bei Verfügungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren.
VieraugenprinzipIm Sinn der Gebarungssicherheit empfahl das Kontrollamt dem Verein, ab einer ihm zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch die Obfrau bzw. den Geschäftsführer einzuführen. Das Vieraugenprinzip ist jedenfalls bei Verfügungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren. Wenngleich mit der Vorgangsweise, Online-Banking alleine durchzuführen, eine reibungslose und rasche Abwicklung des Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein, diesem sensiblen Bereich der Gebarungssicherheit mehr Augenmerk zu widmen und eine adäquate Lösung unter Wahrung des Vieraugenprinzips zu erarbeiten.
VieraugenprinzipIm Sinn der Gebarungssicherheit wurde dem Verein empfohlen, ab einer dem Verein W@lz Wiener Lernzentrum zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch die Obfrau bzw. ihren Stellvertreter vorzusehen, um zumindest bei Geschäften, die höhere finanzielle Verpflichtungen des Vereines zur Folge haben könnten, das Vieraugenprinzip sicherzustellen.
VieraugenprinzipIm Sinn der Gebarungssicherheit wurde dem Verein empfohlen, ab einer dem Verein zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze, die der üblichen Geldgebarung des Vereines entspricht, die Gegenzeichnung durch ein - wie auch in den Statuten festgelegt - weiteres Vorstandsmitglied vorzusehen. Zumindest sollte bei Geschäften, die höhere Verpflichtungen des Vereines zur Folge haben könnten, das Vieraugenprinzip sichergestellt werden.
VieraugenprinzipFerner wurde empfohlen, eine Geschäftsordnung in Schriftform zu erarbeiten, in der die Kompetenzen und Aufgaben der Obfrau und der Geschäftsführerin genau geregelt werden. Dabei sind eindeutige und einfache Vertretungsregelungen festzulegen, bei denen das Vieraugenprinzip berücksichtigt wird
VieraugenprinzipDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die in den Statuten und der Geschäftsordnung festgelegten Vertretungsregelungen einzuhalten. Dabei ist ein durchgängiges Vieraugenprinzip sicherzustellen und entsprechend zu dokumentieren.
VieraugenprinzipDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, die Zeichnungsberechtigung in Bezug auf Geldangelegenheiten im Sinn des Vieraugenprinzips zu ändern.
VieraugenprinzipDie Zeichnungsberechtigung in Bezug auf Geldangelegenheiten im Sinn des Vieraugenprinzips ist zu ändern.
VieraugenprinzipIm Sinn der Gebarungssicherheit ist ab einer, dem Verein Freie Bühne Wieden zweck-mäßig erscheinende Betragsgrenze, die Gegenzeichnung durch den Obmann bzw. der Geschäftsführerin einzuführen. Das Vieraugenprinzip ist jedenfalls bei Verfügungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren.
WidmungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, auch weiterhin in Absprache mit den Subventionsgeberinnen bzw. Subventionsgebern die Kursanzahl und die angebotenen Kurseinheiten bedarfsgerecht anzupassen und dabei mögliche Einsparungspotenziale umzusetzen.
WidmungDas Kontrollamt empfahl dem Verein, mit dem Prinzip der Zweckwidmung der Subventionsmittel möglicherweise nicht vereinbare Ausgaben zu unterlassen bzw. die erforderlichen Begründungen auf den Belegen zeitnah zu vermerken.
WidmungDas Kontrollamt empfahl, das Ziel von durchschnittlich 20 Aufführungen pro Jahr in Wien bis zum Ende des Förderungszeitraumes - Ende 2013 - anzustreben.
WirtschaftlichkeitDas Kontrollamt empfahl dem Verein, allenfalls noch aushaftende Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen einzufordern und von weiteren unverzinsten Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen abzusehen.
WirtschaftlichkeitDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die Beschaffung von Betriebsmitteln nur in einem unbedingt erforderlichen Ausmaß vorzunehmen.
WirtschaftlichkeitDas Kontrollamt empfahl dem Verein, die durchaus sozial angemessenen - festgesetzten Unkostenbeiträge bei den verschiedenen Beratungsleistungen einzuheben. Ein Abgehen hievon sollte nur die Ausnahme darstellen und ist entsprechend zu dokumentieren.
WirtschaftlichkeitIm Hinblick darauf, dass öffentliche Verkehrsmittel in den meisten Fälllen als Transportmittel benutzt werden können, empfahl das Kontrollamt dem Verein, aus Gründen der Sparsamkeit nur in begründeten Ausnahmefällen Taxileistungen in Anspruch zu nehmen und dies entsprechend zu dokumentieren. Diese zeitnahe Dokumentation sollte den Zweck der Fahrt, den Ort des Fahrtantrittes, das Fahrtziel und die beförderte(n) Person(en) enthalten, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
ZahlungsverkehrWenngleich mit der Vorgangsweise, der Überlassung von TAN-Codes an eine Mitarbeiterin beim Online-Banking eine reibungslose und rasche Abwicklung des Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl der Stadtrechnungshof Wien dem Verein Filmarchiv Austria, in diesem sensiblen Bereich künftig mehr Augenmerk der Gebarungssicherheit zu widmenund im Rahmen eines IKS die, für eine strikte Wahrung des Vieraugenprinzips erforderlichen Maßnahmen vorzusehen. Ferner wäre es bei dieser Form des unbaren Zahlungsverkehrs auch sinnvoll, eine entsprechende Vertretungsregelung für den Fall einer Abwesenheit des Geschäftsführers vorzusehen.
ZahlungsverkehrIm Hinblick auf die jahresüberschneidenden Honorarüberweisungen empfahl der Stadtrechnungshof Wien dem Verein; die Abgabe der Stundenlisten der Lehrerinnen bzw. Lehrer rechtzeitig zu urgieren, sodass die Honorare zeitnah verbucht werden können
ZahlungsverkehrDer Stadtrechnungshof Wien empfahl, hinsichtlich der Honorarzahlungen auf eine zeitnahe Administration zu achten.
ZahlungsverkehrDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, bei der Bezahlung von Honorarnoten auf folgende Angaben zu achten: - Datum der Ausstellung, - Name der bzw. des Ausstellenden, - Adresse der bzw. des Ausstellenden, - Rechnungsempfängerin bzw. Rechnungsempfänger, - Leistungszeitraum, - Leistungsumfang, - Art der Leistung, - Bei Barzahlung Vermerk "Betrag dankend erhalten". Dies könnte u.a. durch die Erstellung von standardisierten Formularen für Honorarnoten erreicht werden.
ZahlungsverkehrDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, dass bei Transporten und Taxifahrten folgende Angaben auf den Belegen ersichtlich sind: - Datum, - Wegstrecke, - Zweck der Fahrt, - beförderte Personen, - Begründung, warum nicht die Post bzw. öffentliche Verkehrsmittel in Anspruch genommen wurde.
ZahlungsverkehrDer Stadtrechnungshof Wien empfahl dem Verein, eine durchgehende Nutzung der angebotenen Skonti vorzusehen.
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